作った資料をメールに添付しようとしたら、容量の上限で弾かれた。PDFでよくある詰まりどころです。原因はたいてい中身の画像にあります。原因の見当をつけてから手を打つと、余計に画質を落とさずに済みます。
PDFが重くなる原因
スキャンした書類
複合機でスキャンした書類は、1ページが丸ごと画像として保存されています。解像度が高い設定だと、数ページでも十数MBになります。PDFが重いときの原因として最も多いのがこれです。
貼り付けた写真が元サイズのまま
資料に写真を貼ると、見た目は小さくてもデータは撮影時の大きさのまま埋め込まれていることがあります。見えている大きさと、持っている情報量は別物です。
埋め込みフォントや不要なデータ
フォントの埋め込み、注釈、編集履歴、使われていないページ要素なども容量に効きます。画像ほど大きくはありませんが、あと少し削りたいときには効いてきます。
容量を小さくする手順
- まず現在の容量と、送りたい上限（多くは10MB前後）を確認する
- 圧縮ツールにかけて、どこまで落ちるか見る
- 文字が読めるかどうか、実際に開いて等倍で確認する
- 足りなければ、スキャンし直せる書類は解像度200〜300dpi程度で取り直す
- それでも超えるなら、ページを分割して複数回に分けて送る
圧縮率を最大にする前に、まず中程度で試してください。文字がにじんで読めないPDFは、軽くても書類として使えません。
どこまで落とせばよいか
- メール添付：10MB以内が無難。相手が社内システムの場合は5MB以内だとより安全
- 申請フォーム：指定の上限の8割を目安にする
- 印刷して提出する書類：圧縮しすぎると印刷時に粗さが出るため、控えめにする
圧縮しても小さくならないとき
すでに圧縮済みのPDFは、もう一度かけてもほとんど変わりません。その場合は、中身のほうを見直します。スキャン書類ならカラーをグレースケールに変えるだけで大きく落ちることがあります。写真中心の資料なら、画像を先に縮小してから作り直すほうが早道です。どうしても収まらない場合は、ページを分けて送るか、共有リンクで渡す方法に切り替えてください。
送る前の確認
圧縮したPDFは、必ず開いて確認してから送ってください。特に、小さな文字の注記、印影、手書きのサイン、細い罫線は劣化が出やすい部分です。相手が印刷する前提の書類なら、一度印刷して読めるか見ておくと確実です。
まとめ
PDFが重い原因はほとんどが画像です。圧縮をかけて読めるかどうか確認し、足りなければスキャン設定やカラーを見直す。この順番で進めれば、必要以上に画質を落とさずに上限へ収められます。